尚友会-沖縄尚学(沖尚)の同窓会 SGAcafe

第58回 尚友会幹事会 報告

開催日:2010年8月3日(火)19:30~21:30
場所:沖縄尚学高校学校内会議室
出席者:伊波貢(1期)/福里浩明(2期)/喜久里睦(6期)/喜屋武真子(6期)/冨名腰哲(7期)/
伊敷宏和(7期)/小山幹太(8期)/當山聖和(8期)/知花潤(10期)/大城達彦(2期)/當山孝祥(11期)
 
≪議題≫
〔決議事項〕
1.定時総会資料の件
2.役員改選案の作成の件
3.備品など購入計画(プロジェクター等)の件
4.会員データベースの構築・整理の件
5.任期途中の役員退任の件

〔報告事項〕
6.同窓会組織強化(連絡網、支部等)の件
7.支部登録スキーム案の件
8.その他報告事項
 
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≪検討内容≫
1.定時総会資料の件
 (1)資料全体のチェック・内容検討および承認
 (2)第4期重点施策実施状況の確認
 (3)第5期イベント活動以外の重点施策の検討
 (4)数値目標(会員数や支部数等)設定の必要性検討
 ⇒ 今期予算にはこれまでBB沖縄に支払っていたHP管理費は計上しない。
 ⇒ 業務委託費の増額は今期は見合わせる。
 (内訳:事務局2名×2万円、HP管理者1名×1万円)
 ⇒ 重点施策としては支部数と会員数を増やしていくことになった。
 目標数値:会員数1800名、支部数3

2.役員改選案の作成の件 3P参照
 (1)欠員役員補充者の検討
 ⇒ 適任者がいれば随時補充したい

3.備品など購入計画(プロジェクター等)の作成の件
 (1)購入物および予算の承認
 プロジェクター、ロールスクリーン
 ⇒ これまでのミニイベント等で、プロジェクター等を持ち合わせてなく準備
 が不十分な事があった。また、幹事会等でも利用でき、スムーズな議事
 進行が可能になるという理由から予算に組み入れることにした。

4.会員データベースの構築・整理の件
 整理すべきデータベースは4種類
 (1)Excelベースのデータ(既存データベースの整理)
  (目的)現在、入会者データが十分に管理されておらず、その更新信憑性にも
 不安がある。また、エクセル形式では使い勝手が悪いため、尚友会活動の根幹
 となるデータベースをしっかり管理し、会の運営を安定化させることを目的とする。
 →正式に今期の予算で会員システムを構築するかどうか。
 →尚友会事務局PCにて管理し、部外持ち出しを厳禁とする。
 ⇒ エクセルでのDBを構築することを決定(予算化)。将来クラウド化、ML等へ効率的に活用できる事を視野に入れ
 構築を進めていく。
 ⇒ 幹事及びキー会員に対しての連絡方法として携帯アドレスで行うことになった。早急に整備を行い、スムーズに
 連絡を取り合う環境を構築していく。

5.任期途中の役員退任の件
 自らの職務上の都合等から、その会務の遂行が困難ということで役員を退任したい
 旨の申し出があった。
 ⇒ 会則16条にのっとり、幹事会で議案にかけ受理された。これまで会の為に
 ご尽力いただきありがとうございました。

6.同窓会組織強化(連絡網、支部等)の件
 (1)イベントを実行する組織(Teamダボデジ)の組織力強化
 (2)支部の増強、組織力強化策の検討
 ⇒ 10期生以降の卒業生を中心に組織化し尚友会の運営を行っていく。支部は
 プローサムを筆頭に、地域・職域・同期などいろんな角度からの支部を構築して
 いくことを確認した。

7.支部登録スキーム案の件
 ⇒ 山城会長が作成されたスキーム案で行うとの報告があった。

8.その他
 沖尚ホームページにSGAcafeバナーを掲載する件
 ⇒ 学校側から沖尚HPに尚友会バナーを掲載してはどうかとの提案があった。
 喜んで掲載させていただくことにしました。